home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Eagles Nest BBS 8 / Eagles_Nest_Mac_Collection_Disc_8.TOAST / Calendars & PIMs / NowContact30 / Now Contact™ 3.0-1.image / Now Contact Help / Now Contact Help.rsrc / HLPt_30762_DetailWindow < prev    next >
Text File  |  1994-11-16  |  5KB  |  59 lines
  1. Use the Detail View window to create, modify, or view information about a single Contact. This is where you do the basic work of creating and modifying your Contacts.
  2.  
  3. With Now Contact's Automatic Address Entry and Automatic Typing features, you create a new Contact quickly and easily. As you enter information, Now Contact scans the other Contacts in the Contact File and determines if they contain data that might apply to your new Contact. This makes typing the same information over and over again unnecessary.
  4.  
  5. Options
  6. Toolbar:
  7. Print button: Click to print information about the current Contact.
  8.  
  9. Trash button: Click to delete the current Contact from your Contact File.
  10.  
  11. New Contact button: Click to enter new Contact information. Opens a blank Detail View window.
  12.  
  13. Find button: Click to search for text. Opens the Find window.
  14.  
  15. New Note button: Click to enter Note information. Opens the Note window.
  16.  
  17. New To Do button: Click to create a new To Do Event. Opens the Event Info window.
  18.  
  19. New Appt button: Click to create a new Appointment Event. Opens the Event Info window.
  20.  
  21. New Call button: Click to create a new Call Event. Opens the Event Info window.
  22.  
  23. Attach Document button: Click to attach a document to the current Contact.
  24.  
  25. Assign Keyword button: Click to assign or remove Keywords for the current Contact. Opens the Assign Keywords dialog box.
  26.  
  27. New Fax/Letter button: Click to create a new fax or letter for this Contact. Opens the Word Processor window.
  28.  
  29. Define Detail Layouts button: Click to set custom layouts for your Detail View. Opens the Define Detail Layouts dialog box.
  30.  
  31. Listing header: Displays the Contact's Primary Name (First and Last or Company Name) and Primary phone number. You define what to display here, based on how you normally get in touch with the Contact.
  32.  
  33. Control header: Contains a set of controls for navigating through the Contact list and modifying the current Contact.
  34.  
  35. Previous/Next arrows: Click to display other Contacts, either forward or backward in the current list. Command-click to go to the first or last Contact. The numbers next to the arrows tell you the Contact's position in the list.
  36.  
  37. Mark checkbox: Check this box to include the Contact in print jobs, Finds, and so on.
  38.  
  39. QuickContact checkbox: Check to include the Contact in the QuickContact pull-down menu.
  40.  
  41. Category pop-up menu: Choose a Category for the Contact.
  42.  
  43. Name/Address blocks: Contain name and address information for the Contact. The Primary Name and Primary Address are underlined. NOTE: When the Detail Layout doesn't display all Name/Address blocks, you can switch to a hidden block by clicking the dog-ears in the lower right corner. You then tab through fields, switching blocks automatically.
  44.  
  45. Phone/Custom blocks: Contain the phone number information for the Contact, plus information from any Custom Fields that you set. The Primary phone number is underlined. NOTE: When the Detail Layout doesn't display all Phone/Custom blocks, you can switch to a hidden block by clicking the dog-ears in the lower right corner. Click the Phone icon for one-click dialing. Opens the Call dialog box.
  46.  
  47. Notes/Logs block: All Contact attachments and linked Events appear in the scrolling list (the Contact Log). Attached notes and documents, linked calls, Now Up-to-Date Appointments and To-Dos appear in the list.
  48.  
  49. Each entry in the Contact log lists the Event type, title, status (done or not done), date and time. To view an Event, note, or attached document, double-click the entry. You can attach Notes, Documents, Calendar Events, and Keywords to a Contact. Sort the entries by clicking the column heading buttons. By default, Now Contact sorts entries in ascending order by type.
  50.  
  51. Note icon: Highlight to display Notes in the Contact log. Otherwise click to hide its entries from view.
  52.  
  53. Calendar icon: Highlight to display Calendar Events in the Contact Log. This helps track your history with the Contact. Otherwise click to hide its entries from view.
  54.  
  55. New Fax/Letter icon: Highlight to display Documents in the Contact log. You can keep a running list of documents related to the Contact (faxes sent, text documents sent for review, and so on). Otherwise click to hide its entries from view.
  56.  
  57. Keywords pop-up menu and scrolling list: Click the column heading button to select from a list of all defined Keywords. Your selection(s) appear in the Keywords scrolling list. Remove a Keyword by highlighting it in the list and pressing the Backspace key. NOTE: Resize the Contact Log and the Keyword list by dragging the double-arrowhead symbol that appears between them. 
  58.  
  59. Status messages: Displays the date/time stamp when this Contact information was last modified, followed by the user's name. Also displays messages about the Server status, and so on.